About the Company
XSAGA is een toonaangevend bureau gespecialiseerd in live communicatie en eventmarketing. Wij creëren onvergetelijke ervaringen en strategische evenementen voor een breed scala aan nationale en internationale klanten. Ons team van creatieve denkers en doorgewinterde professionals werkt aan projecten die de grenzen van traditionele evenementen verleggen. Wij geloven in de kracht van verbinding en het vertellen van verhalen die resoneren. Bij XSAGA staat innovatie centraal en streven we ernaar om niet alleen te voldoen aan de verwachtingen, maar deze te overtreffen, door middel van unieke en impactvolle producties.
Job Description
Als Virtueel Assistent Evenementenbureaus bij XSAGA speel je een cruciale rol in de ondersteuning van onze projectteams en evenementenbureaus. Je bent de spil in de administratieve en organisatorische processen, waardoor onze evenementen soepel en efficiënt verlopen. Deze functie is 100% remote, wat je de vrijheid geeft om vanuit huis te werken en je eigen planning te beheren, terwijl je toch een integraal onderdeel bent van ons dynamische team. Je bent verantwoordelijk voor diverse taken, van agendabeheer en correspondentie tot het voorbereiden van documenten en het ondersteunen bij projectmanagement. Je werkt proactief en bent een betrouwbaar contactpunt voor interne en externe belanghebbenden.
Key Responsibilities
- Agendabeheer en coördinatie van afspraken, vergaderingen en evenementgerelateerde deadlines.
- Ondersteuning bij projectmanagement, inclusief het opstellen en bijhouden van projectplannen, voortgangsrapportages en actielijsten.
- Beheer van e-mailcorrespondentie en communicatie met klanten, leveranciers en teamleden.
- Voorbereiden, redigeren en archiveren van documenten, presentaties en offertes.
- Administratieve ondersteuning, zoals facturatievoorbereiding en onkostenbeheer.
- Onderzoek en informatiemanagement ter ondersteuning van evenementenplanning.
- Beheer van digitale bestanden en cloud-gebaseerde samenwerkingstools.
- Ad-hoc taken ter ondersteuning van het management en projectteams.
Required Skills
- Uitstekende organisatorische en planningsvaardigheden
- Sterke communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk in het Nederlands en Engels
- Proactieve en zelfstandige werkhouding
- Gedegen kennis van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en online samenwerkingstools (bijv. Google Workspace, Asana, Trello)
- Oog voor detail en nauwkeurigheid
- Stressbestendig en in staat om te multitasken in een dynamische omgeving
Preferred Qualifications
- MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in de richting van evenementenmanagement, communicatie of secretariële ondersteuning
- Aantoonbare ervaring (minimaal 3 jaar) in een vergelijkbare ondersteunende of virtuele assistent rol, bij voorkeur binnen de evenementenbranche
- Kennis van CRM-systemen en specifieke evenementensoftware is een pre
- Ervaring met werken in een remote setting en het beheren van virtuele projecten
Perks & Benefits
- De mogelijkheid om 100% remote te werken met flexibele werktijden
- Een competitief salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden
- Kansen voor professionele ontwikkeling en training
- Een dynamische en inspirerende werkomgeving binnen een toonaangevend evenementenbureau
- De kans om deel uit te maken van een gepassioneerd en innovatief team
- Toegang tot de nieuwste tools en technologieën voor virtuele samenwerking
Hoe u kunt solliciteren
Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, klik dan op de onderstaande knop "Nu solliciteren". Om ervoor te zorgen dat uw sollicitatie goed in behandeling wordt genomen, verzoeken wij u het volgende voor te bereiden:
- Een actueel Curriculum Vitae (CV)
- Een korte motivatiebrief waarin u uw ervaring en motivatie samenvat
Sollicitaties worden doorlopend in behandeling genomen. Alleen geselecteerde kandidaten worden gecontacteerd voor een gesprek.
⚠️ Belangrijke Mededeling
Welkom bij Westford Trust. Wij publiceren vacatures die zijn verzameld uit openbare bronnen, werkgevers en vacatureportals. Wij brengen nooit kosten in rekening voor de toegang tot of het gebruik van onze website; alle informatie wordt volledig gratis verstrekt.
Westford Trust biedt deze functies niet rechtstreeks aan en beheert deze ook niet. Tevens zijn wij niet direct betrokken bij het wervingsproces voor de vacatures gepubliceerd op https://nl.westfordtrust.com.
Als u een frauduleuze vacature vermoedt of vragen heeft, neem dan contact met ons op via techturna@gmail.com.