Office Manager Overheid – Spin in het web bij een publieke instelling

About the Company

De Gemeente Smallingerland is een dynamische en vooruitstrevende publieke instelling in het hart van Friesland. Met een focus op dienstverlening, duurzaamheid en gemeenschapszin, werken wij dagelijks aan een leefbare en bloeiende omgeving voor al onze inwoners. Onze organisatie kenmerkt zich door openheid, samenwerking en een informele werksfeer, waar ruimte is voor persoonlijke ontwikkeling en initiatief. Wij zijn trots op onze bijdrage aan de publieke zaak en zoeken collega’s die deze passie met ons delen.

Job Description

Als Office Manager bij een publieke instelling ben jij de onmisbare ‘spin in het web’ die ervoor zorgt dat onze organisatie soepel en efficiënt functioneert. Je ondersteunt diverse afdelingen en collega’s, beheert agenda’s, organiseert vergaderingen en evenementen en bent het eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten. Je speelt een cruciale rol in het stroomlijnen van processen en het ontzorgen van het management, zodat zij zich volledig kunnen richten op hun kerntaken. Dit is een veelzijdige rol waarin geen dag hetzelfde is en jouw organisatorische talenten volledig tot hun recht komen.

Key Responsibilities

• Het beheren van complexe agenda's en plannen van afspraken, vergaderingen en evenementen.
• Het voorbereiden van vergaderstukken, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Het organiseren van interne en externe bijeenkomsten, inclusief logistieke coördinatie.
• Het fungeren als centraal aanspreekpunt voor vragen en informatieverzoeken, zowel telefonisch als per e-mail.
• Het ondersteunen van projecten en processen binnen de organisatie.
• Het afhandelen van correspondentie en documentbeheer.
• Het bijdragen aan de optimalisatie van kantoorprocessen en procedures.
• Het bieden van algemene administratieve ondersteuning aan diverse afdelingen.

Required Skills

• Minimaal een MBO+ of HBO werk- en denkniveau.
• Aantoonbare ervaring als Office Manager, Management Assistent of vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de publieke sector.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
• Proactieve houding en het vermogen om zelfstandig te werken.
• Vaardig met Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• Stressbestendig en in staat om prioriteiten te stellen in een dynamische omgeving.

Preferred Qualifications

• Ervaring met overheidsbrede systemen en processen.
• Kennis van de lokale overheid en maatschappelijke vraagstukken.
• Affiniteit met digitale archivering en informatiemanagement.

Perks & Benefits

• Een uitdagende en veelzijdige functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Salaris conform schaal 8 van de CAO Gemeenten (indicatie: €2.800 – €4.000 bruto per maand op basis van 36 uur).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% bovenop je bruto salaris.
• Ruimte voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot hybride werken (indien de functie dit toelaat).
• Een prettige werksfeer in een team van betrokken collega's.
• Reiskostenvergoeding en een gunstige pensioenregeling.

Nu solliciteren