Office Manager Overheid – Spin in het web bij een publieke instelling

About the Company

De Gemeente Den Haag is een dynamische werkgever die zich inzet voor de belangen van haar inwoners en de stad. Met een rijke geschiedenis en een blik op de toekomst werken we aan een leefbaar, veilig en aantrekkelijk Den Haag. Als publieke instelling staan transparantie, integriteit en dienstbaarheid centraal in alles wat we doen. We bieden een inspirerende werkomgeving waar persoonlijke ontwikkeling en maatschappelijke impact hand in hand gaan. Word onderdeel van een organisatie die ertoe doet.

Job Description

Als Office Manager Overheid – Spin in het web bij de Gemeente Den Haag ben jij de onmisbare schakel die ervoor zorgt dat de dagelijkse operatie van een specifieke afdeling vlekkeloos verloopt. Je bent het eerste aanspreekpunt, organiseert, coördineert en ondersteunt het management en de medewerkers op administratief en facilitair gebied. Je werkt in een dynamische omgeving waar geen dag hetzelfde is en waar je de kans krijgt om echt het verschil te maken voor het team en de publieke dienstverlening. Jouw proactieve houding en organisatorisch talent zorgen ervoor dat iedereen efficiënt kan werken en de doelstellingen van de afdeling worden behaald. Je bent de stille kracht achter de schermen die alles soepel laat draaien.

Key Responsibilities

• Beheren van agenda's, plannen van afspraken en organiseren van vergaderingen en evenementen.
• Coördineren van facilitaire zaken, zoals kantoorartikelen, onderhoud, inrichting en IT-ondersteuning.
• Voorbereiden en afhandelen van complexe correspondentie, rapporten en andere documentatie.
• Ondersteunen bij diverse projecten en programma's binnen de afdeling.
• Fungeren als professioneel aanspreekpunt voor interne en externe contacten, inclusief burgers en partners.
• Administratieve processen stroomlijnen, verbeteren en borgen van efficiënte werkmethodes.
• Onthaal van bezoekers en gasten op een professionele en gastvrije wijze.
• Bijhouden van archieven en documentbeheersystemen conform overheidsrichtlijnen.

Required Skills

• Minimaal 3 jaar relevante werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur binnen de overheid of een publieke instelling.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden met oog voor detail.
• Proactieve houding, probleemoplossend vermogen en een hands-on mentaliteit.
• Vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) en digitale werkprocessen.
• Accuraat, discreet en servicegericht met een hoog verantwoordelijkheidsgevoel.
• Communicatief sterk en in staat om effectief samen te werken met diverse stakeholders.

Preferred Qualifications

• MBO+ of HBO werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Ervaring met overheidsbrede systemen en procedures, zoals zaaksystemen.
• Kennis van wet- en regelgeving rondom archivering en documentbeheer binnen de overheid.
• Affiniteit met de publieke sector en maatschappelijke thema's die spelen in Den Haag.

Perks & Benefits

• Een uitdagende functie in het hart van de overheidsorganisatie met maatschappelijke impact.
• Salaris conform CAO Gemeenten, afhankelijk van opleiding en ervaring.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een Individueel Keuzebudget (IKB) dat je kunt inzetten voor extra vrije dagen, opleidingen of een hogere pensioenbijdrage.
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling, trainingen en cursussen.
• Een prettige en dynamische werksfeer in een betrokken en collegiaal team.
• Reiskostenvergoeding of de mogelijkheid tot een leasefietsregeling.
• Een uitstekende pensioenregeling bij het ABP.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot gedeeltelijk thuiswerken (hybride).

Nu solliciteren