Bestuurssecretaresse – De rechterhand van de wethouder

Over het bedrijf

De Gemeente Leiden is een dynamische organisatie die zich inzet voor de leefbaarheid en ontwikkeling van de historische stad Leiden. Met een rijk verleden en een blik op de toekomst, werken wij aan uitdagende projecten op het gebied van stadsontwikkeling, duurzaamheid, cultuur en welzijn. Als werkgever bieden wij een stimulerende en inclusieve omgeving waar persoonlijke groei en maatschappelijke impact hand in hand gaan. Wij geloven in de kracht van onze medewerkers en bieden ruimte voor initiatief en vernieuwing binnen een professionele en collegiale sfeer.

Functieomschrijving

Wij zoeken een gedreven en proactieve Bestuurssecretaresse die de wethouder als zijn of haar rechterhand ondersteunt. In deze cruciale rol ben je verantwoordelijk voor een efficiënte en effectieve ondersteuning van de dagelijkse werkzaamheden van de wethouder. Je zorgt voor een vlekkeloze agendabeheer, bewaakt deadlines, bereidt vergaderingen voor en bent het eerste aanspreekpunt. Je werkt in het hart van het lokaal bestuur en draagt direct bij aan de publieke dienstverlening van de Gemeente Leiden. Dit is een veelzijdige functie die organisatorisch talent combineert met communicatieve vaardigheden en een scherp oog voor detail.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Uitgebreid en proactief agendabeheer voor de wethouder, inclusief het plannen van afspraken, vergaderingen en evenementen.
• Het voorbereiden van vergaderstukken, presentaties en correspondentie, en het bewaken van deadlines.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, en het afhandelen van inkomende communicatie (telefoon, e-mail).
• Het organiseren van bijeenkomsten, evenementen en dienstreizen, inclusief de logistieke aspecten.
• Het notuleren van vergaderingen en het opvolgen van actiepunten.
• Ondersteunen bij beleidsvoorbereiding en projecten door het verzamelen van informatie en het opstellen van conceptdocumenten.
• Zorgdragen voor een correcte archivering en informatiemanagement.

Vereiste vaardigheden

• Minimaal een afgeronde MBO niveau 4 opleiding richting directiesecretaresse, managementassistent of vergelijkbaar.
• Aantoonbare werkervaring (minimaal 3 jaar) in een soortgelijke functie binnen een complexe (bij voorkeur overheids)organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Zeer vaardig met MS Office (Outlook, Word, Excel, PowerPoint).
• Sterke organisatorische vaardigheden, proactief en stressbestendig.
• Integer, discreet en betrouwbaar in de omgang met vertrouwelijke informatie.

Gewenste kwalificaties

• HBO werk- en denkniveau.
• Ervaring met een digitaal vergaderpakket.
• Kennis van gemeentelijke processen en beleidsterreinen.
• Affiniteit met het lokaal bestuur en de politiek.

Arbeidsvoorwaarden & Voordelen

• Een dynamische werkomgeving in het hart van de gemeentelijke politiek.
• Mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en trainingen.
• Een competitief salaris conform de gemeentelijke CAO.
• Uitstekende secundaire arbeidsvoorwaarden, zoals een individueel keuzebudget (IKB) en pensioenregeling.
• Een hecht team van collega's en een open werkcultuur.
• Goede balans tussen werk en privé.

Nu solliciteren