Office Manager Overheid – Spin in het web bij een publieke instelling

About the Company

De Gemeente Vlaardingen is een dynamische organisatie die zich inzet voor de belangen van haar inwoners en ondernemers. Wij werken aan een leefbare, veilige en duurzame stad. Onze medewerkers vormen de ruggengraat van onze dienstverlening en dragen bij aan een prettige werksfeer en efficiënte processen. Als publieke instelling staan wij voor transparantie, integriteit en klantgerichtheid. Bij ons krijg je de kans om een waardevolle bijdrage te leveren aan de lokale samenleving.

Job Description

Als Office Manager Overheid ben je de centrale spil in ons kantoor, verantwoordelijk voor de dagelijkse gang van zaken en de optimale ondersteuning van de afdeling. Je zorgt voor een vlekkeloze administratie, efficiënte processen en een prettige werkomgeving voor je collega’s. Je bent proactief, organisatorisch sterk en een kei in communicatie. Deze rol biedt je de kans om een cruciale bijdrage te leveren aan de efficiëntie en professionaliteit van een belangrijke publieke instelling in Vlaardingen. Je werkt nauw samen met diverse afdelingen en bent het eerste aanspreekpunt voor velerlei vragen.

Key Responsibilities

• Beheren van de agenda's en correspondentie voor het managementteam.
• Organiseren van vergaderingen, inclusief het opstellen van agenda's, notuleren en bewaken van actiepunten.
• Verzorgen van de facilitaire zaken op kantoor, waaronder voorraadbeheer en contact met leveranciers.
• Ondersteunen van het management en teamleden bij diverse projecten en administratieve taken.
• Up-to-date houden van administratieve systemen en digitale archivering.
• Fungeren als eerste aanspreekpunt voor interne en externe contacten, zowel telefonisch als per e-mail.
• Zorgen voor een representatieve uitstraling van het kantoor en de ontvangst van bezoekers.

Required Skills

• Minimaal MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Aantoonbare ervaring als Office Manager of een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen de (semi-)overheid.
• Sterke organisatorische en planningsvaardigheden met oog voor detail.
• Proactieve, dienstverlenende en oplossingsgerichte instelling.
• Bedreven in het gebruik van MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) en digitale werkprocessen.

Preferred Qualifications

• Specifieke kennis van gemeentelijke processen en structuren.
• Ervaring met digitale archivering en documentbeheersystemen.
• Affiniteit met de publieke sector en maatschappelijke vraagstukken.
• Diploma Officemanagement, Management Assistent of een vergelijkbare opleiding.

Perks & Benefits

• Een uitdagende en maatschappelijk relevante functie in een dynamische publieke omgeving.
• Kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen de overheid middels opleidingen en trainingen.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden conform cao gemeenten, waaronder een Individueel Keuzebudget (IKB).
• Een collegiale werksfeer met ruimte voor eigen initiatief en persoonlijke groei.
• Reiskostenvergoeding en een gedegen pensioenregeling.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid om een gezonde balans tussen werk en privé te vinden.

Nu solliciteren