Notulist Publieke Sector – Leg belangrijke vergaderingen vast

About the Company

De Gemeente Emmen is een dynamische organisatie die zich inzet voor de belangen van haar inwoners en de ontwikkeling van de regio Drenthe. Met een focus op duurzaamheid, innovatie en burgerparticipatie, werken wij aan een prettige leef- en werkomgeving voor iedereen. Wij geloven in de kracht van samenwerking en het belang van transparante besluitvorming. Als onderdeel van de publieke sector bieden wij een stabiele werkomgeving met volop ruimte voor persoonlijke en professionele ontwikkeling. Word deel van een team dat direct bijdraagt aan de maatschappij.

Job Description

Als Notulist Publieke Sector bij de Gemeente Emmen speel je een cruciale rol in het vastleggen van belangrijke beslissingen en discussies. Je bent verantwoordelijk voor het accuraat en objectief notuleren van vergaderingen van diverse aard, variërend van beleidsvergaderingen en commissievergaderingen tot projectoverleggen. Je zorgt ervoor dat alle relevante informatie, genomen besluiten en actiepunten helder en begrijpelijk worden vastgelegd. Dit stelt bestuurders, ambtenaren en burgers in staat om de voortgang te volgen en besluitvorming te traceren. Je werkt nauw samen met voorzitters en secretarissen en draagt bij aan een efficiënte communicatie binnen onze organisatie en naar buiten toe. Een scherp oog voor detail en uitstekende taalvaardigheid zijn essentieel in deze functie.

Key Responsibilities

• Voorbereiden van vergaderingen door relevante stukken door te nemen en agendapunten te begrijpen.
• Accuraat notuleren van vergaderingen, waarbij kernpunten, argumenten en besluiten helder worden vastgelegd.
• Opstellen van conceptnotulen en deze tijdig ter controle aanleveren bij de voorzitter en/of secretaris.
• Verwerken van feedback en finaliseren van de notulen conform de gestelde richtlijnen en termijnen.
• Beheren en archiveren van notulen en bijbehorende documenten in het digitaal archiefsysteem.
• Adviseren over procesverbeteringen met betrekking tot het notuleerproces.
• Onderhouden van contacten met interne en externe stakeholders met betrekking tot vergaderingen en verslaglegging.

Required Skills

• MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur aangevuld met specifieke notuleercursussen.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring als notulist, bij voorkeur binnen de publieke sector of een vergelijkbare complexe organisatie.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Sterke luistervaardigheid en het vermogen om snel de essentie uit discussies te filteren.
• Nauwkeurig, gestructureerd en detailgericht.
• Proactieve houding en in staat om zelfstandig te werken.
• Goede kennis van MS Office (Word, Outlook) en ervaring met digitale vergader- en archiefsystemen.

Preferred Qualifications

• Aantoonbare affiniteit met politiek-bestuurlijke processen.
• Ervaring met complexe dossiers en gevoelige informatie.
• Flexibel in werktijden, aangezien vergaderingen soms buiten reguliere kantoortijden plaatsvinden.

Perks & Benefits

• Een uitdagende functie binnen een maatschappelijk relevante organisatie.
• Salaris conform CAO Gemeenten, ingeschaald op basis van ervaring en kwalificaties.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden, waaronder een Individueel Keuzebudget (IKB).
• Ruime mogelijkheden voor persoonlijke ontwikkeling en opleidingen.
• Een prettige werksfeer in een team van betrokken collega's.
• Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot hybride werken (deels op kantoor, deels thuis).

Nu solliciteren