Administratief Assistent Wereld Natuur Fonds (NL Overheidspartner)

Over het bedrijf

Wereld Natuur Fonds Nederland zet zich al meer dan 60 jaar in voor de bescherming van de natuur wereldwijd. Als een vooraanstaande milieuorganisatie werken we aan het behoud van wilde dieren, hun leefgebieden en het bevorderen van duurzaamheid. In onze rol als NL Overheidspartner werken we nauw samen met overheidsinstanties en andere belanghebbenden om impactvolle projecten te realiseren en beleidsverandering te stimuleren voor een gezonde planeet. Ons kantoor in Heerlen draagt bij aan deze missie door lokale en regionale initiatieven te ondersteunen en te fungeren als een centraal punt voor onze activiteiten in de regio. We zijn een organisatie gedreven door passie, expertise en een diepgaande betrokkenheid bij de natuur.

Functieomschrijving

Als Administratief Assistent bij Wereld Natuur Fonds Nederland speel je een cruciale rol in de soepele dagelijkse bedrijfsvoering van ons kantoor in Heerlen. Je ondersteunt diverse afdelingen en projectteams, met een specifieke focus op de samenwerkingen die voortkomen uit onze rol als NL Overheidspartner. Dit betekent dat je bijdraagt aan projecten met een directe impact op natuurbehoud en duurzaamheid in Nederland en daarbuiten. Je bent het organisatorische hart van ons team en zorgt ervoor dat alle administratieve processen efficiënt en accuraat verlopen, zodat onze collega’s zich volledig kunnen richten op hun primaire taken. De functie is hybride, wat flexibiliteit biedt tussen werken op kantoor in Heerlen en de mogelijkheid om vanuit huis te werken.

Belangrijkste verantwoordelijkheden

• Beheren van de algemene correspondentie, zowel digitaal als fysiek.
• Agendabeheer en het plannen van afspraken en vergaderingen voor management en projectleiders.
• Voorbereiden en notuleren van vergaderingen, inclusief het opstellen van actiepunten en verslagen.
• Ondersteunen bij de administratieve afhandeling van projecten, waaronder het archiveren van documenten en het bijhouden van projectdossiers.
• Verzorgen van facilitaire ondersteuning, zoals het bestellen van kantoorbenodigdheden en het ontvangen van bezoekers.
• Onderhouden van contacten met interne en externe partners, inclusief overheidsinstanties, in het kader van de NL Overheidspartner rol.
• Assisteren bij de financiële administratie, zoals het verwerken van facturen en declaraties.
• Coördineren van de reisplanning en -boekingen voor medewerkers.

Vereiste vaardigheden

• Minimaal MBO niveau 4 werk- en denkniveau in een administratieve richting.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Gedegen kennis van MS Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Sterk organisatorisch vermogen en oog voor detail.
• Proactieve werkhouding en het vermogen om zelfstandig taken uit te voeren.
• Goede communicatieve vaardigheden en een representatieve uitstraling.
• Minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een administratieve functie.

Gewenste kwalificaties

• Ervaring binnen een non-profit organisatie of overheidsinstantie.
• Kennis van projectadministratie.
• Affiniteit met natuurbehoud en duurzaamheid.
• Beheersing van de Engelse taal is een pre.
• Ervaring met digitale archiveringssystemen.

Arbeidsvoorwaarden & Voordelen

• Een betekenisvolle functie bij een toonaangevende organisatie die zich inzet voor een betere wereld.
• Een dynamische en inspirerende werkomgeving met gepassioneerde collega's.
• Mogelijkheden voor persoonlijke en professionele ontwikkeling.
• Goede primaire en secundaire arbeidsvoorwaarden conform de CAO.
• Een hybride werkmodel dat een gezonde balans tussen werk en privéleven bevordert.
• 25 vakantiedagen op fulltime basis.
• Pensioenregeling.
• Reiskostenvergoeding.

Nu solliciteren