About the Company
UNStudio is een internationaal gerenommeerd architectenbureau, bekend om zijn innovatieve projecten wereldwijd. We zijn gespecialiseerd in architectuur, stedenbouw en infrastructuur en streven ernaar om grensverleggende ontwerpen te realiseren. Ons team is divers en dynamisch, en we zijn constant op zoek naar getalenteerde professionals die onze passie voor design en efficiëntie delen. We waarderen precisie, proactiviteit en een gestroomlijnde workflow, ook in onze administratieve processen.
Job Description
Als Virtueel Assistent voor Architecten – Offertes en mailverkeer speel je een cruciale rol in de dagelijkse ondersteuning van onze architecten en projectmanagers. Je bent verantwoordelijk voor het efficiënt beheren van correspondentie en het nauwkeurig opstellen en bijhouden van offertes. Dit is een zelfstandige functie waarbij je vanuit huis werkt en direct bijdraagt aan de stroomlijning van onze projectadministratie en communicatie. Je werkt nauw samen met verschillende teams en zorgt ervoor dat alle communicatie tijdig en professioneel wordt afgehandeld, essentieel voor het succes van onze projecten.
Key Responsibilities
- Beheren van inkomende en uitgaande e-mails voor diverse architecturale projecten.
- Opstellen, aanpassen en versturen van offertes en voorstellen volgens interne richtlijnen en in overleg met projectleiders.
- Bijhouden van offertestatussen, opvolgen van openstaande acties en coördineren van feedback.
- Agendabeheer en het inplannen van afspraken, voornamelijk via digitale kanalen.
- Documentbeheer en archivering van belangrijke projectcorrespondentie en -documenten.
- Fungeren als eerste aanspreekpunt voor algemene administratieve vragen en deze doorverwijzen indien nodig.
- Ondersteunen bij lichte administratieve taken en projectcoördinatie indien nodig, zoals het verzamelen van projectinformatie.
Required Skills
- Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
- Sterke organisatorische vaardigheden en oog voor detail.
- Ervaring met MS Office (Outlook, Word, Excel) en Adobe Acrobat.
- Proactieve en zelfstandige werkhouding, met een groot verantwoordelijkheidsgevoel.
- Sterke communicatieve vaardigheden en klantvriendelijkheid.
- Minimaal 2 jaar aantoonbare ervaring met offertetrajecten of administratieve ondersteuning, bij voorkeur in een zakelijke omgeving.
Preferred Qualifications
- MBO+ werk- en denkniveau, bij voorkeur in een administratieve of secretariële richting.
- Affiniteit met de architectuur-, bouw- of designbranche.
- Ervaring met CRM-systemen of projectmanagementsoftware (bijv. Monday.com, Asana).
- Kennis van Engelse zakelijke correspondentie is een pré.
Perks & Benefits
- Volledig remote functie met flexibele werktijden, waardoor je een goede werk-privébalans kunt creëren.
- Mogelijkheden voor professionele ontwikkeling en trainingen om je vaardigheden verder uit te breiden.
- Een dynamische werkomgeving binnen een toonaangevend en internationaal architectenbureau.
- Ondersteuning voor een ergonomische thuiswerkplek, inclusief benodigde apparatuur.
- Competitief salaris en goede secundaire arbeidsvoorwaarden, afgestemd op ervaring en prestaties.
Hoe u kunt solliciteren
Indien u geïnteresseerd bent in deze functie, klik dan op de onderstaande knop "Nu solliciteren". Om ervoor te zorgen dat uw sollicitatie goed in behandeling wordt genomen, verzoeken wij u het volgende voor te bereiden:
- Een actueel Curriculum Vitae (CV)
- Een korte motivatiebrief waarin u uw ervaring en motivatie samenvat
Sollicitaties worden doorlopend in behandeling genomen. Alleen geselecteerde kandidaten worden gecontacteerd voor een gesprek.
⚠️ Belangrijke Mededeling
Welkom bij Westford Trust. Wij publiceren vacatures die zijn verzameld uit openbare bronnen, werkgevers en vacatureportals. Wij brengen nooit kosten in rekening voor de toegang tot of het gebruik van onze website; alle informatie wordt volledig gratis verstrekt.
Westford Trust biedt deze functies niet rechtstreeks aan en beheert deze ook niet. Tevens zijn wij niet direct betrokken bij het wervingsproces voor de vacatures gepubliceerd op https://nl.westfordtrust.com.
Als u een frauduleuze vacature vermoedt of vragen heeft, neem dan contact met ons op via techturna@gmail.com.